22 грудня 2003 року для України набула чинності Гаазька Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів (1961 р.)
Офіційні документи, які будуть використовуватись на території держав-учасниць Конвенції, мають засвідчуватися спеціальним штампом «Apostille» (далі – апостиль), проставленим компетентним органом держави, в якій був складений документ.
Офіційні документи, на яких проставлено апостиль, не потребують будь-якого подальшого засвідчення (легалізації).
Відповідно до частини другої статті 3 Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, дотримання процедури проставлення апостиля не може вимагатися державами-учасницями Конвенції, якщо існують угоди між двома або декількома державами, які відміняють або спрощують дану процедуру, або звільняють сам документ від легалізації.
У зв’язку із набуттям чинності для України Гаазької конвенції зміни у порядку засвідчення документів сталися у відносинах лише із тими державами, які є членами цієї Конвенції і з якими до цього часу застосовувалась консульська легалізація.
Конвенція не поширюється:
на документи, складені дипломатичними або консульськими установами;
на адміністративні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.
Міністерство освіти і науки - на офіційних документах, виданих Міністерством освіти і науки, центральними органами виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра освіти і науки, їх територіальними органами, закладами освіти, підприємствами, установами і організаціями, які надають послуги у сфері освіти і науки або провадять іншу діяльність, пов’язану з наданням таких послуг. До таких документів відносяться:
дипломи про освіту;
сертифікати про присвоєння вчених звань;
атестати, довідки з навчальних закладів, навчальні плани та інші;
Міністерство юстиції- на документах, що видаються органами юстиції, судами, державними архівними установами, органами виконання покарань та пробації; а також на документах, що оформляються нотаріусами України. До таких документів відносяться:
свідоцтва, видані органами державної реєстрації актів цивільного стану;
витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян;
архівні довідки;
документи, які засвідчені нотаріусами, судові рішення та довідки.
Міністерство внутрішніх справ– на документах, що видаються Міністерством внутрішніх справ та його територіальними органами з надання сервісних послуг, крім документів, що стосуються сфери освіти і науки. До таких документів відносяться:
Витяги з інформаційно-аналітичної системи «облік відомостей про притягнення особи до кримінальної відповідальності та наявності судимості (т.з. Довідки про відсутність судимості)
Державна міграційна служба– на документах, що видаються Державною міграційною службою, її територіальними органами та територіальними підрозділами, що стосуються сфери міграції (імміграції та еміграції), у тому числі протидії нелегальній (незаконній) міграції, громадянства, біженців та інших визначених законодавством категорій мігрантів. До таких документів відносяться:
Довідки/витяги з Єдиного державного демографічного реєстру та інші
Державна податкова служба– на документах, що видаються Державною податковою службою та її територіальними органами. До таких документів відносяться:
Довідка-підтвердження статусу податкового резидента України;
Відомості з Державного реєстру фізичних осіб-платників податків про джерела/суми виплачених доходів та утриманих податків та інші
Міністерство закордонних справ - на всіх інших видах документів.
Процедура проставлення апостилю на офіційних документах, складених на території України і призначених для використання на території інших держав, регулюється Правилами.
Апостиль не проставляється:
на документах, виданих закордонними дипломатичними установами України;
на адміністративних документах, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.
Порядок подання документів у Міністерстві закордонних справ України
Відділ апостиля, легалізації та витребування документів Департаменту консульської служби МЗС України приймає для проставлення апостиля такі документи: ·
довідки, видані архівними установами України (за умови їх попереднього засвідчення уповноваженою особою Державної архівної служби України за адресою: м. Київ, вул. Солом’янська, 24. На копіях архівних документів апостиль не проставляється. Порядок засвідчення документів в Державній архівній службі України;
довідки про стан здоров'я; · довідки, видані органами МВС України (зокрема про несудимість вставити посилання на видачу довідок про несудимість);
довідки щодо місця реєстрації проживання (виключно за умови, якщо такі довідки видані органом реєстрації, (тобто виконавчим органом сільської, селищної або міської ради) за підписом його керівника. !!! Звертаємо увагу на те, що Довідки щодо реєстрації місця проживання, видані Центрами надання адміністративних послуг (ЦНАП), призначені для використання на території України і тому не засвідчуються апостилем);
оригінал документа, який підлягає засвідченню апостилем;
копія 1-шої сторінки паспорта заявника з персональними даними;
оригінал квитанції банківської установи про оплату послуг за проставлення апостиля;
(лише для юридичних осіб) лист-звернення (від імені юридичної особи за підписом її керівника на адресу ДКС МЗС України з проханням засвідчити апостилем документи із зазначенням в тексті такого листа: переліку документів, що надсилаються для засвідчення, країни призначення використання таких документів, ПІБ представника, уповноваженого на засвідчення апостилем документів в МЗС України)
26.11.2021 набули чинності зміни до Положення про консульський збір
Відповідно до Наказу МЗС від 10.11.2021 № 505, для проставлення апостиляу Департаменті консульської служби і представництвах МЗС на території України встановлюються такі строки вчинення консульських дій:
у звичайному порядку – у строк до 10 робочих днів з дня отримання необхідних документів і сплати консульського збору;
у терміновому порядку – у строк до 5 робочих днів з дня отримання необхідних документів і сплати консульського збору.
у разі необхідності отримання зразка підпису, відбитка печатки та/або штампа або виникнення сумніву щодо достовірності документа - строк розгляду може бути продовжено до 20 робочих днів.
1 липня 2018 року змінено тарифи консульського збору та реквізити оплати
Згідно з Положенням про консульський збір України, затвердженим наказом Міністерства закордонних справ України 23 квітня 2018 року за №182, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 18 травня 2018 року за № 610/32062, плата за проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, становить, для:
громадян України, іноземних громадян та осіб без громадянства – 150 гривень;
юридичних осіб – 450 гривень.
За оформлення документів у терміновому порядку (до 5 робочих днів) стягується подвійний тариф консульського збору.