Департамент консульської служби МЗС України здійснює витребування документів з-за кордону через посередництво дипломатичних представництв та консульських установ України. Документи соціально-правового характеру можуть бути витребувані на підставі клопотань громадян, які проживають на території України.
Порядок витребування документів передбачає заповнення анкет, що надсилаються заявникам на їх письмове звернення.
Витребування документів з країн СНД (свідоцтва про реєстрацію актів цивільного стану, документи про освіту, архівні довідки про робочий стаж та інші) здійснюється Головним управління юстиції Мін’юсту України в АР Крим, головними управління юстиції в областях, містах Києві та Севастополі, які визначені Міністерством юстиції, які уповноважені на здійснення безпосередніх зносин з відповідними уповноваженими органами країн СНД.
З питань витребування документів з України особи, якi проживають за кордоном, звертаються до дипломатичних представництв та консульських установ України в країнi перебування для оформлення відповідного запиту в Україну.
Запити щодо витребування документів можуть надсилатися громадянами безпосередньо на адреси архівних установ України. Про результати розгляду таких звернень громадян інформують дипломатичні представництва та консульські установи України.
На пiдтвердження фактiв, що пiдлягають реєстрацiї в органах державної реєстрацiї актiв цивільного стану, цими установами видаються належним чином засвiдченi свiдоцтва, якi мiстять основнi данi про особу, або витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян.
Повторнi свiдоцтва видаються особам, на яких складено актовий запис цивільного стану, а повторнi свiдоцтва про народження дiтей можуть видаватися їх батькам i усиновителям.
Повторнi свiдоцтва про народження дiтей, якi не досягли 18 рокiв, можуть також видаватися опiкунам, пiклувальникам i представникам закладу охорони здоров'я, навчального або іншого дитячого закладу, де постійно перебуває дитина. Особам, яким виповнилося 16 рокiв, повторнi свiдоцтва можуть видаватися при наявностi паспорта.
Свідоцтва про народження дітей повторно видаються їх батькам і усиновителям незалежно від віку дитини. Особi, позбавленiй батькiвських прав, повторнi свiдоцтва про народження дiтей не видаються. При видачi повторного свiдоцтва про народження вiдомостi про батькiв наводяться у повнiй вiдповiдностi з даними актового запису про народження.
Повторнi свiдоцтва про смерть видаються лише родичам померлого (дiтям померлого, в тому числi й усиновленим, другому з подружжя, братам i сестрам померлого, дiду i бабi померлого як з боку батька, так i з боку матерi).
Родиннi вiдносини повиннi бути пiдтвердженi документально.
Повторнi свiдоцтва про шлюб, який припинено, не видаються. В цьому разi на прохання заявникiв видається витяг з Державного реєстру актів цивільного стану.
Витяги з Державного реєстру актів цивільного стану видаються, як особам, щодо яких складено актовий запис, так і родичам по прямій висхідній та низхідній лінії, а також усиновителям, опікунам та пiклувальникам. Документи про державну реєстрацію актів цивільного стану повторно можуть видаватись на підставі нотаріально посвідченої довіреності.
В заявi про видачу повторного свiдоцтва зазначаються: прiзвище, ім’я, по батьковi та адреса заявника; прiзвище, ім’я, по батьковi особи, вiдносно якої запитується свiдоцтво; яке необхiдне свiдоцтво; коли i яким органом державної реєстрацiї актiв цивільного стану складено актовий запис цивільного стану; мета запиту повторного свідоцтва.
Якщо запитується свідоцтво про народження, додатково зазначаються прізвище, ім'я, по батькові батьків. При витребуванні свідоцтва про шлюб або розірвання шлюбу зазначається також з ким зареєстровано чи розірвано шлюб.
за витребування документа з-за кордону – 120 гривень.
Відшкодуванню заявниками також підлягають витрати закордонних дипломатичних установ, пов’язані із виконанням їх запитів.
Для заявників, які проживають в Україні, відшкодування здійснюється шляхом оплати в Україні гривневого еквіваленту витраченої закордонної дипломатичної установи суми іноземної валюти.
Аналогічним чином здійснюється і оплата консульської дії з легалізації документа витребуваного з-за кордону.